Giải pháp số hóa công tác thu tài chính tại Trung tâm Đào tạo liên tục – ĐH Bách Khoa Hà Nội
Trong bối cảnh các cơ sở giáo dục đại học đang đẩy mạnh chuyển đổi số và tinh gọn quy trình quản lý, công tác quản lý thu tài chính – bao gồm học phí, lệ phí, chi phí đào tạo, dịch vụ hỗ trợ… – cần được số hóa toàn diện để nâng cao hiệu quả vận hành, minh bạch tài chính và tăng trải nghiệm cho học viên.
Nhằm đáp ứng yêu cầu đó, Công ty Cổ phần OneBS trân trọng giới thiệu Hệ thống phần mềm quản lý thu, giải pháp được thiết kế chuyên biệt cho các đơn vị giáo dục và đào tạo, trong đó có Trung tâm Đào tạo liên tục – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.
Mục tiêu cốt lõi
- Số hóa quy trình thu – nộp – ghi nhận học phí, lệ phí một cách minh bạch, chính xác, an toàn.
- Giảm tải công việc thủ công cho cán bộ trung tâm, từ khâu lập danh sách khoản thu đến in biên lai, đối soát, báo cáo.
- Tăng tính tiện lợi cho học viên, sinh viên, cho phép thanh toán học phí dễ dàng qua nhiều kênh điện tử.
- Hỗ trợ lãnh đạo trung tâm ra quyết định tài chính dựa trên dữ liệu theo thời gian thực
Tính Năng Nổi Bật Dành Cho Trung Tâm Đào Tạo Liên Tục
1. Quản lý các danh mục dữ liệu:
Hệ thống quản lý chặc chẽ các danh mục được khai báo sử dụng: Sinh viên, khoản thu, khoản phí, ngành học, …
Các khoản thu được cấu hình linh hoạt theo từng chương trình đào tạo ngắn hạn, chứng chỉ, … kèm theo mức thu tương ứng, thời hạn nộp
2. Tự động hóa quá trình thêm mới sinh viên và cung cấp tài khoản:
Từ dữ liệu đăng ký khóa học lần đầu của học viên, hệ thống tự động sinh khoản thu, tạo mã thanh toán, và cấp tài khoản cho sinh viên.
3. Bán tự động quy trình upload các khoản thu
Cán bộ thực hiện tạo danh sách các khoản thu cho sinh viên và đưa lên hệ thống qua chức năng Upload tự động sinh khoản thu.
4.Thanh toán nhanh chóng qua QR Code:
Học viên có thể thanh toán nhanh chóng qua các khoản thu qua QR Code bằng ví điện tử (MoMo, ZaloPay, VNPT Pay), ngân hàng trực tuyến.
5. In và quản lý biên lai/hóa đơn điện tử:
Tự động phát hành và lưu trữ biên lai/hóa đơn theo đúng quy định của Bộ Tài chính – đảm bảo hợp lệ cho học viên và kiểm toán nội bộ.
6. Đối soát và báo cáo tài chính nhanh chóng:
Hệ thống đối chiếu giao dịch thanh toán theo thời gian thực, hỗ trợ cán bộ kế toán, hành chính của trung tâm lập báo cáo chi tiết theo ngày, tuần, tháng.
7. Phân quyền rõ ràng – bảo mật an toàn:
Mỗi vai trò (cán bộ đào tạo, thu ngân, kế toán, lãnh đạo trung tâm) được phân quyền cụ thể, giúp kiểm soát tốt mọi hoạt động thu và truy xuất dữ liệu theo cấp quản lý.
Lợi Ích Mang Lại Cho Trung Tâm
Chuẩn hóa quy trình quản lý tài chính học vụ theo mô hình hiện đại, số hóa toàn diện.
Tiết kiệm thời gian, giảm lỗi thủ công, giảm áp lực xử lý cao điểm tuyển sinh, học kỳ.
Tăng tính minh bạch, dễ tra soát, thuận tiện kiểm toán nội bộ và thanh tra giáo dục.
Góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại của Trung tâm trong mắt học viên và đối tác.
Cam Kết Từ OneBS
Với kinh nghiệm triển khai hệ thống quản lý thu tại nhiều danh nghiệp, OneBS cam kết:
- Triển khai nhanh chóng – đào tạo tận tình – hỗ trợ 24/7.
- Cập nhật công nghệ liên tục, tương thích với các hệ thống quản lý đào tạo của nhà trường.
- Tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng chương trình đào tạo hoặc đối tượng học viên.
